L’Agenzia delle Entrate è tornata ad esaminare, dopo la C.M. n. 12/E/2013, la tematica della fatturazione elettronica, recepita con la Direttiva 45/2010/UE, con riferimento alle modifiche introdotte dall’art. 1, co. 325-328, della Legge n. 228/2012. In via preliminare, la C.M. n. 18/E/2014 chiarito che l’elemento determinante per distinguere le fatture elettroniche da quelle cartacee non è il tipo di formato originario utilizzato per la propria creazione, bensì la circostanza che la fattura sia in formato elettronico quando viene trasmessa o messa a disposizione, ricevuta ed accettata dal destinatario: non è, pertanto, qualificabile come elettronica la fattura emessa tramite un software di contabilità o elaborazione di testi e, poi, inviata e ricevuta in formato cartaceo. Al contrario, rappresenta una fattura elettronica quellacreata in formato cartaceo successivamente trasformata in documento informatico per essere inviata e ricevuta tramite canali telematici, come la posta elettronica, purchè sia accettata dal destinatario (art. 21 del D.P.R. n. 633/1972) e soddisfi – dal momento della sua emissione sino al termine del proprio periodo di conservazione – tre specifici requisiti, il primo dei quali è costituito dall’autenticità dell’origine, ovvero la certezza in merito all’identità del cedente o prestatore o dell’emittente della fattura, ovvero del cessionario o committente (note esplicative alla Direttiva 45/2010/UE). Gli altri presupposti sono, invece, rappresentati dall’integrità del documento – che non può essere alterato, potendo comunque essere convertito in altri formati – e dalla leggibilità della fattura, in termini di dati prontamente disponibili, anche dopo il processo di conversione, in una forma leggibile su schermo o tramite stampa, ed è possibile verificare che le informazioni del file elettronico non sono state alterate rispetto a quelle del documento leggibile presentato. La C.M. 18/E/2014 ha, inoltre, precisato che la fattura può essere resa leggibile anche soltanto in sede di accesso, ispezione o verifica da parte degli organi accertatori, poiché il legislatore prescrive esclusivamente l’obbligo di dotarsi della strumentazione idonea a rendere il formato comprensibile. La leggibilità della fattura elettronica può essere garantita in qualsiasi modo, fermo che restando che non sono ritenute sufficienti la firma elettronica avanzata e la trasmissione elettronica dei dati di cui all’art. 233, par. 2, Direttiva 2006/112/CE.

L’Agenzia delle Entrate ha altresì analizzato le modalità di invio della fattura elettronica, osservando che quando il cedente o prestatore affida ad un terzo la trasmissione, è necessario uno specifico accordo tra le parti, desumibile anche implicitamente, in base allo specifico incarico conferito da ciascuna di esse al terzo.

La C.M. n. 18/E/2014 ha, infine, chiarito che, qualora l’emittente trasmetta, o metta a disposizione del ricevente, una fattura elettronica, questa rimarrà tale in capo all’emittente, con conseguente obbligo di conservazione elettronica, anche nell’ipotesi in cui il destinatario non accetti tale processo, e materializzi il documento, tramite la stampa e conservazione analogica del documento. Fermo restando che, nei casi di fattura elettronica emessa nei confronti della Pubblica Amministrazione, l’obbligo di conservazione elettronica sussiste per entrambe le parti (art. 1, co. 209, della Legge n. 244/2007).

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